Kerkgemeente “Evangelische Gemeente De Rots”

Adres: Vierweegsestraat 54, 9032 Wondelgem

Tel: 09 344 31 18

Email: filipdecavel[at]gmail.com

"Evangelische Protestantse gemeenschap Gent, EPGG vzw”

Adres: Vierweegsestraat 54, 9032 Wondelgem

Tel: 09 253 24 60

Email: ignascocquyt[at]gmail.com

1. Verklaring

De kerkgemeente “De Rots” hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de leden en gasten en zorgt dat hun privacy wordt gerespecteerd.

De vzw “EPGG” hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de werkende en toegetreden leden en zorgt dat hun privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De kerkgemeente “De Rots” en de vzw “EPGG” houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. Onze verantwoordelijkheid

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoordeze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als “De Rots” kerkgemeente, vzw “EPGG” zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via bovenstaande contactgegevens.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door “De Rots” kerkgemeente / vzw “EPGG” verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van “EPGG” vzw en kerkgemeente “De Rots”; (uitvoering overeenkomst)
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; (toestemming betrokkene)
• het meedelen van ontwikkelingen eigen aan kerkgemeente en vzw;
• het bekomen van subsidiëring door de overheid; (wettelijke verplichting) (vb Jeugdraad, cultuurraad).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken :

• persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

1. Verstrekking aan derden

De gegevens, die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internetomgeving (web hosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,..);
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp);
• aansluiting bij het EJV, EAV;
• verzekeringen: ongevallenverzekering, vrijwilligersverzekering.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (aan andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie, in het kader van een onderzoek, (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

1. Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

1. Bewaartermijn

EPGG” vzw / kerkgemeente “De Rots” bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

1. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens “EPGG” vzw, kerkgemeente “De Rots” van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

1. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

1. Klachten

Indien u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

1. Wijziging privacy statement

“EPGG” vzw, kerkgemeente “De Rots” kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.